Lo importante hoy en día no es vender por vender, sino ante todo gastar menos de lo que se cobra. Por ello muchas empresas grandes y pequeñas se han concentrado en buscar oportunidades para reducir costos.

Hace décadas que los japoneses desarrollaron el concepto del KAIZEN con el objetivo de aumentar la calidad y reducir los costos. En esencia, el KAIZEN es el mejoramiento continuo a través de pequeños cambios. Se trata de NO hacer cambios o innovaciones enormes, pero sí cambiar, reducir y/o eliminar todo aquello que impide un mejor servicio al público y una mayor calidad del producto y servicio. Si Ud. introduce una pequeña mejora cada día, ¡a fin de año tendrá más de 300 mejoras! Naturalmente ello contribuirá a reducir costos.
Entendamos que el objetivo es la calidad total a favor del comprador y ello indefectiblemente nos llevará a reducir costos e incrementar la lealtad del comprador.

El KAIZEN se basa en aplicar pequeños y constantes cambios en lo que se denomina las 5 S's:

SEIRE: ORGANIZACIÓN. Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. ¿Tiene todo el personal bien definidas sus labores diarias?, ¿se sabe en qué lugar se ubica cada mueble, máquina, equipo, material y persona?, ¿tienen reuniones periódicas para revisar tareas y resultados? Ante todo es indispensable que entendamos que las organizaciones modernas están diseñadas enfocándose en el cliente.
Antiguamente nos enseñaban a preparar organigramas estáticos que protegían las jerarquías pero no facilitaban y simplificaban los procesos de compras, producción y comercialización. Hoy en día se trata de tener la menor cantidad de niveles y solo la gente indispensable para asegurar un buen servicio al comprador.

SEITON: REDUCIR BÚSQUEDAS. Facilitar el movimiento de las cosas, servicios y personas. ¿Tiene a la mano todo lo que necesita para su trabajo diario? A veces es más costoso NO tener lo básico para desarrollar el trabajo, o por un exceso de celo, se pierde tiempo en obtener tal o cual herramienta, elemento o insumo.

SEIKETSU: SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS. ¿Está Ud. seguro de que el proceso de logística, ventas y servicio es inmejorable?, ¿no hay pérdidas de tiempo? Es típico de nuestro medio el exceso de trámites y aprobaciones para obtener un producto o servicio. No tenga Ud. miedo en ubicar y eliminar "pasos" que impiden el rápido y eficaz movimiento de productos y servicios hacia el público.

SHITSUKE: DISCIPLINA Y BUENOS HÁBITOS DE TRABAJO. ¿Existe respeto por las reglas de trabajo?, ¿es el ambiente laboral equilibrado y justo? Si Ud. es el jefe y llega tarde al trabajo, no espere que sus colaboradores sean puntuales. La disciplina efectiva se basa en el trabajo igualitario y justo, y en normas de trabajo claras y aceptadas por todos. Personal dedicado y disciplinado produce más siempre que haya la motivación correspondiente.
Típicamente la gente espera un sueldo razonable, pero TAMBIÉN espera buen trato, normas claras y oportunidad de hacer carrera.

SEISO: LIMPIEZA. La limpieza exagerada nos ayuda a aumentar el orden. ¿Están muy limpios sus almacenes, oficinas y baños?, ¿es pulcra la entrega al cliente?

Siempre pensamos que nuestra oficina es limpia, pero no nos atrevemos a entrar al fondo del almacén, ni a visitar los baños de vez en cuando, ni a abrir esos cajones abandonados. La limpieza nos lleva al orden y el orden nos ayuda a reducir costos.

Para implementar el KAIZEN es indispensable el decidido apoyo del personal; una de las formas para lograrlo es el sistema de sugerencias. Bajo este sistema, todos los integrantes de la empresa se reúnen mensualmente y cada uno da una idea referida a las 5 S’s. Cada mes se elige la mejor idea y cada año a la gran idea anual. Idealmente se otorga un premio a los creadores de las ideas; para evaluarlas se tiene en cuenta el efecto sobre las ventas y/o costos.
Inicialmente, la gente se siente reacia al KAIZEN, pero después lo entienden como parte agradable de su trabajo diario.
Otro aspecto importante es utilizar gráficos o carteles que presenten el progreso que el grupo humano logra en cuanto a reducir tal costo o mejorar el servicio.
Es bueno destacar que prácticamente todas las empresas japonesas aplican el KAIZEN, y hay quien dice que es la base del increíble desarrollo empresarial del Japón.

Si usted desea profundizar en este tema, puede consultar cualquier libro sobre calidad total basada en el método Deming y la aplicación de controles estadísticos para la eliminación de fallas, desperdicios y pérdidas de tiempo. Para hablar de cosas prácticas, hoy mismo vea Ud. que pequeñas mejoras puede introducir en las 5 S’s en su empresa, y antes de lo que piensa empezará a ver resultado positivos.